Bagaimana Manajemen Asuransi Untuk Jasa Logistik dan Pergudangan?
Sejalan dengan perkembangan teknologi digital yang pesat berpengaruh juga pada perubahan trend bisnis. Kemudian ditambah lagi dengan dampak dari wabah COVID-19 yang mengharuskan social distancing, akibatnya industri pergudangan dan logistik mengalami perubahaan yang sangat signifikan.
Barang-barang yang diperlukan konsumen kini sebagian besar disimpan di dalam gudang yang dikelola oleh perusahaan online marketplace seperti TOKOPEDIA, BUKALAPAK, SHOPPEE, LAZADA, TIKTOK SHOP dan lain-lain. Jumlah barang yang disimpan sangat besar.
Sebagai broker asuransi dan konsultan asuransi kami sangat tertarik untuk membahas mengenai manajemen risiko dan asuransi untuk gudang seperti ini. Resikonya kompleks dan nilai barang yang disimpan di dalam gudang sangat besar sehingga jika terjadi kecelakaan misalnya kebakaran maka kerugian yang akan diderita sangat besar.
Cara terbaik untuk mengatasi resiko tersebut adalah dengan membuat rencana Manajemen Resiko dan kemudian melimpahkan sebagian resiko kepada perusahaan asuransi. Kami berharap tulisan ini bermanfaat bagi Anda. Jika Anda tertarik dengan tulisan ini silahkan segera dibagikan kepada rekan-rekan Anda agar mereka juga paham seperti Anda
Secara umum pengertian gudang atau warehouse adalah bangunan untuk menyimpan barang. Gudang digunakan oleh produsen, importir, eksportir, grosir, bisnis transportasi, bea cukai, dll. Gudang biasanya berupa bangunan polos besar di kawasan industri di pinggiran kota, kota, atau desa.
Manajemen gudang melibatkan banyak sumber daya, tenaga kerja, teknologi conveyor atau teknologi penyimpanan, dipandang sebagai bagian integral dari manajemen gudang.
Sesuai dengan perkembangannya, gudang bisa dikelompokkan ke dalam beberapa jenis antara sebagai berikut:
Gudang penyimpanan manual
Manajemen gudang dapat dilakukan secara manual (misalnya menggunakan daftar kertas atau dengan lembar Excel). Namun, metode ini hanya cocok untuk barang dalam ukuran kecil yang sangat kecil dengan prosedur sederhana.
Gudang dengan menggunakan perangkat lunak
Saat ini pengelolaan gudang dilakukan dengan bantuan sistem manajemen gudang, misalnya warehouse management system (WMS). WMS adalah sistem pengambilan stock yang menggambarkan dan mengelola berbagai hubungan antara inventaris barang dan stock, lokasi fisiknya (lokasi penyimpanan, tempat penyimpanan, unit penyimpananm alat bantu pemuatan, dll.)
Gudang dengan Sistem yang kompleks dan otomatis
Di pusat pergudangan dan logistik dengan proses yang lebih kompleks dan area penyimpanan yang luas yang seluruhnya dioperasikan secara otomatis, selain sistem manual juga mencakup kontrol dan optimalisasi aliran material. Di sinilah perbedaan antara sistem manajemen gudang dan perangkat lunak logistik. Sistem manajemen gudang memberikan manfaat selain kemungkinan adanya disposisi, fungsi untuk kontrol status sistem dan pilihan strategi operasi dan pengoptimalan.
APA RISIKO TERKAIT DARI BAHAYA GUDANG?
Dari sudut manajemen risiko dan asuransi gudang termasuk kategori resiko tinggi sehingga termasuk obyek yang tidak begitu disukai oleh perusahaan asuransi. Bahaya gudang sangat umum di dalam kondisi operasional yang dinamis di mana banyak objek yang gerakan, dan bagian yang bergerak.
- Pergerakan Barang Yang tinggi
Akibat dari banyaknya objek yang bergerak di dalam gudang, kemungkinan terjadinya tabrakan semakin tinggi. Tabrakan ini dapat menyebabkan berhentinya aktivitas gudang dalam jangka yang lama dan dapat menimbulkan kerugian yang besar. Setiap kali terjadi penghentian operasi akan menyebabkan biaya operasional semakin mahal.
- Mengelola risiko Untuk menghadapi perubahan
Risiko dan bahaya baru di industri pergudangan terus bermunculan seiring dengan meningkatnya skala operasi. Akibat dari semakin banyaknya barang yang ditangani, peningkatan penggunaan ruang horizontal dan vertikal semakin diperlukan. Akibatnya, manajemen risiko di gudang membutuhkan pendekatan yang dinamis.
- Mengidentifikasi Bahaya dan Risiko Gudang Umum
Pekerja dan manajer perlu bekerja bahu-membahu dalam mengidentifikasi hal-hal atau kejadian yang potensial yang dapat membahayakan orang. Berikut ini beberapa kejadian umum yang sering terjadi:
- Lingkungan kerja secara fisik itu sendiri
- Peralatan, bahan dan zat yang digunakan atau ada di dalam atau di sekitar tempat kerja
- Tugas kerja dan bagaiman cara melakukannya
- Interaksi antara orang dan peralatan yang berbeda, misalnya selama bongkar muat
Terdapat hal yang membuat gudang berpotensi terjadinya bahaya yang lebih besar, salah satunya karena banyaknya pergerakan. Baik orang maupun peralatan yang selalu bergerak secara konstan, terutama selama hari-hari sibuk dan tenggat waktu yang ketat.
Pergerakan akan menyebabkan tingkat kompleksitas operasi gudang menjadi sangat tinggi.Untuk bisa mengelola resiko dengan baik perlu memperhitungkan berbagai skenario dalam langkah ini:
- Menerima dan membongkar barang dan paket dari pemasok, importir dan produsen
- Memindahkan barang ke palet untuk penyimpanan berikutnya (baik penyimpanan jangka pendek atau jangka panjang)
- Menyimpan barang dalam kondisi fisik dan suhu yang sesuai
- Untuk pesanan pelanggan, mengambil produk dari rak gudang dan kemudian menyiapkannya untuk transportasi (misalnya pembungkusan)
- Memuat pesanan ke dalam kendaraan sehingga dapat dikirim ke pelanggan
Setiap langkah yang dilakukan dapat mendatangkan risiko dan bahaya, karena pergerakan dan interaksi selalu ada. Misalnya, menerima dan menurunkan barang mungkin saja dapat membuat forklift terbalik. Memuat pesanan ke dalam kendaraan juga dapat menimbulkan risiko. Hal ini disebabkan karena pengangkatan dan penggerak yang diperlukan, misalnya forklift yang membawa barang dari rak ke dalam kendaraan.
CARA MENGENDALIKAN RESIKO DAN BAHAYA GUDANG
Cari yang paling baik adalah ketika pekerja bisa memberi masukan kepada manajer tentang potensi risiko dan bahaya yang ada di gudang (apakah ada pergerakan atau tidak ada). Ini adalah pendekatan yang berkelanjutan dan dinamis untuk mengidentifikasi risiko sehingga prosedur keselamatan juga akan diperbarui secara berkala.
Namun, apa pun jenis dan tingkat risikonya, ada cara umum yang cukup efektif untuk menangani bahaya keamanan gudang:
- Menghilangkan bahaya (prioritas tertinggi)
- Ganti bahaya dengan sesuatu yang lebih aman
- Mengisolasi bahaya dari orang-orang
- Kurangi risiko melalui kontrol rekayasa dan manajemen
- Kurangi paparan terhadap bahaya
- Gunakan alat pelindung diri
Di dalam gudang, mungkin ada area yang ditentukan di mana hanya forklift yang harus ada pada waktu yang ditentukan. Dengan cara ini, non-pengemudi dan pejalan kaki akan menghindari kontak dengan forklift yang bergerak. Ini secara efektif mencegah kecelakaan dan bahkan meningkatkan fokus pengemudi karena ada lebih sedikit hal yang perlu dikhawatirkan.
Sistem ventilasi yang lebih efektif juga dapat dipasang sehingga konsentrasi asap kimia tidak akan terlalu tinggi di dalam gudang. Alat pelindung diri (APD), seperti helm, topi keras, sarung tangan, kacamata pelindung efektif dalam membatasi paparan karyawan terhadap bahaya.
Risiko pergudangan & cara menghadapinya
Pengelolaan risiko dapat dimulai dengan mengidentifikasi risiko melalui inspeksi dan berkonsultasi dengan para pekerja. Kemudian, bahaya harus dihilangkan dan dikendalikan. Inilah sebabnya mengapa potensi untuk paparan orang terhadap bahaya harus dibatasi sebanyak mungkin. Pelatihan yang tepat harus diberikan untuk memastikan pengangkatan yang tepat tercapai dan benda jatuh tidak terjadi.
Lingkungan gudang sangat kompleks dan dinamis.
Akibatnya, mengidentifikasi risiko dan bahaya bisa menjadi tantangan tersendiri. Merumuskan dan menerapkan langkah-langkah pengendalian merupakan tantangan lain bagi para ahli termasuk konsultan, pekerja dan manajer untuk diatasi.
Memetakan semua kemungkinan alur kerja dan skenario di dalam gudang
Lebih banyak objek dan lebih banyak gerakan akan menimbulkan lebih banyak risiko (terutama tabrakan) di tempat kerja. Selain itu, risiko ini sering meningkat jumlahnya seiring pertumbuhan bisnis atau saat perubahan operasi diperkenalkan.
Dari uraian diatas terlihat bahwa gudang mempunyai potensi resiko yang besar. Oleh karena itu perlu jaminan asuransi yang bisa menutupi kerugian jika terjadi resiko. Berikut ini beberapa jenis polis asuransi yang diperlukan:
- Marine Cargo Open Policy (MOP)
Jaminan ini sebenarnya tugas dari pemilik barang untuk mengasuransikannya. Akan tetapi karena barang akan berada di dalam gudang selama masa transit maka resiko yang terjadi ketika barang berada di dalam gudang bisa dijamin oleh polis asuransi pengangkutan (marine cargo) sepanjang batas waktu yang diperbolehkan di dalam polis asuransi.
Pemilik dan pengelola gudang juga bisa mensyaratkan kepada pengguna agar mengasuransikan semua barang yang disimpan di dalam gudang dan pengelola gudang tidak bertanggung jawab atas kerusakan dan kehilangan yang terjadi di dalam gudang.
- Property All Risks
Bangunan gudang, peralatan yang berada di alamnya termasuk forklift dan yang lainnya bisa diasuransikan dalam polis asuransi Property All Risks. Demikian juga dengan stock barang yang berada di dalamnya juga bisa diasuransikan di dalam polis Property All Risks.
Pihak yang mengasuransikan stock adalah pemilik barang karena merekalah yang berkepentingan (insurable interest). Jika barang disimpan di dalam gudang dalam jangka yang lama misalnya lebih dari satu bulan, maka pemilik barang perlu mengasuransikannya sendiri karena secara umum pemilik gedung tidak bertanggung jawab atas resiko yang terjadi.
- Equipment All Risks
Jaminan ini khusus untuk peralatan gudang seperti forklift, alat pengangkat lainnya serta peralatan elektronik. Jaminan asuransi menjamin atas kerusakan peralatan akibat dioperasikan (tertabrak, terbalik, jatuh dan lain-lain) dimana jaminan ini tidak diberikan oleh polis Property All Risks.
- Public Liability Insurance
Asuransi tanggung jawab hukum terhadap pihak ketiga atas kerusakan dan kehilangan serta cidera badan dan meninggal dunia atas pihak ketiga (selain pemilik dan karyawan gudang) akibat kesalahan dan kelalain
- Motor Vehicle Insurance (Asuransi kendaraan bermotor)
Jaminan asuransi atas kendaraan operasional seperti mobil box, truck, trailer dan alat angkut yang digunakan di jalan umum milik dari gudang. Resiko yang dijamin kehilangan dan kerusakan akibat dari tabrakan, terguling, terbakar, banjir, perampokan dan lain-lain.
Seperti yang kami tuliskan diatas bahwa secara umum dari sudut pandang industri perasuransian usaha pergudangan termasuk ke dalam resiko tinggi sehingga tidak banyak perusahaan asuransi yang tertarik untuk menjaminnya. Jika pun mereka mau akan tetapi dengan nilai jaminan terbatas.
Cara terbaik untuk mendapatkan jaminan asuransi untuk gudang adalah dengan memanfaatkan jasa perusahaan Broker Asuransi. Broker asuransi yang akan merancang program asuransi yang sesuai dengan kebutuhan, menempatkan ke beberapa perusahaan asuransi yang terbaik dan dengan tarif premi yang bersaing.
Salah satu tugas penting perusahaan broker asuransi adalah membantu menyelesaikan klaim jika terjadi. Dalam urusan klaim broker asuransi juga bertindak sebagai Advocate atau pengacara di pihak Anda untuk menghadapi perusahaan asuransi. Dengan demikian proses klaim dapat berjalan dengan cepat, mudah dan mendapatkan nilai klaim yang maksimal.
Salah satu perusahaan broker asuransi terkemuka di Indonesia adalah L&G Insurance Broker.
Untuk semua kebutuhan asuransi perusahaan Anda hubungi L&G Insurance Broker segera!
—
HOTLINE L&G 24JAM: 0811-8507-773 (CALL – WHATSAPP CHAT – SMS)
website: lngrisk.co.id/
E-mail: customer.support@lngrisk.co.id/
—
