Kembali kita melanjutkan pembahasan kita seputar industri konstruksi dan resiko yang ada didalamnya. Setelah sebelumnya kami banyak membahas tentang risiko fisik suatu proyek, kali ini kami akan memberikan informasi penting tentang bagaimana cara kontraktor menggunakan anggaran proyek secara efisien.

Sebagai broker asuransi, kami sangat memperhatikan efisiensi biaya proyek yang berkaitan dengan keberhasilan proyek klien kami.

Pada bagian 7 dari apa yang kita bahas dalam makalah ini; Anda akan membaca tentang pentingnya manajemen risiko dalam mengurangi biaya proyek.

Artikel ini diambil dari berbagai sumber di internet. Tautan disertakan di bagian terakhir artikel ini.

Jika Anda tertarik dengan artikel ini, silahkan bagikan dengan kolega Anda sehingga mereka juga mengerti

Seperti yang kita ketahui bahwa semua kontraktor bertujuan agar proyek mereka berhasil dan untuk memenuhi harapan klien serta tujuan internal mereka. 

Tapi seperti apa realitas di lapangan? Dalam sebuah laporan, hanya 57% dari proyek yang selesai yang sesuai dengan anggaran awal mereka, dengan yang lain melebihi target yang telah mereka tetapkan untuk diri mereka sendiri.

Oleh karena itu memahami apa itu manajemen biaya proyek dan bagaimana menjadi efektif dalam hal itu dapat bermanfaat bagi Kontraktor untuk tetap di jalurnya.

Apa itu Manajemen Biaya Proyek?

Manajemen biaya proyek adalah proses memperkirakan, menganggarkan, dan mengendalikan biaya sepanjang siklus hidup proyek, untuk menjaga pengeluaran dalam anggaran yang disetujui.

Agar sebuah proyek disebut sukses, maka ia perlu memenuhi kriteria berikut ini 

1. memenuhi persyaratan dan ruang lingkup proyek
2. kualitas eksekusinya memiliki standar yang tinggi
3. selesai sesuai jadwal dan
4. selesai sesuai anggaran.

Mengapa Manajemen Biaya Proyek Penting?

Pentingnya manajemen biaya dapat dimaklumi. Untuk mengambil contoh sederhana dan nyata, jika Anda memutuskan untuk membangun apartemen atau rumah, hal pertama yang harus dilakukan adalah menetapkan anggaran. 

Anggaran akan menentukan keputusan penting seperti: desainer mana yang akan dipekerjakan — perancang kelas atas yang akan membangun dan memberikan proyek secara end-to-end, atau seseorang yang dapat membantu dengan beberapa elemen dan dapat bekerja untuk anggaran yang lebih kecil? Berapa banyak cerita yang harus dimiliki rumah? Kualitas bahan apa yang harus digunakan?

Dengan menerapkan praktik manajemen biaya yang efisien, manajer proyek dapat:

1. Pengawasan yang maksimal karena transparansi yang ditetapkan dengan pelanggan
2. Menghasilkan data untuk tolok ukur untuk proyek masa depan dan lacak tren biaya jangka panjang
3. Mempertahankan margin yang diharapkan, tingkatkan ROI, dan hindari kehilangan uang pada proyek
4. Menetapkan harapan yang jelas dengan para pemangku kepentingan
5. Melacak kemajuan dan tanggapi dengan tindakan korektif dengan cepat

 

14 Langkah dalam Manajemen Biaya Proyek

• Data Historis Biaya 

Pertimbangkan data historis—jadwal dan upaya masa lalu—sebelum menentukan sub-tugas dan sumber daya yang sesuai.

Ambil umpan balik dari anggota tim — pendekatan kolaboratif bekerja dengan baik, terutama dalam proyek yang tidak memiliki data masa lalu untuk digunakan.

• Estimasi Biaya

Estimasi biaya adalah proses mengukur biaya yang terkait dengan semua sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan proyek. Untuk melakukan perhitungan biaya, kita memerlukan informasi berikut:

• Persyaratan sumber daya (output dari langkah sebelumnya)

Harga setiap sumber daya (misalnya, biaya kepegawaian per jam, biaya perekrutan vendor, biaya pengadaan server, tarif material per unit, dll.)

1. Wawasan tentang kesehatan keuangan perusahaan dan struktur pelaporan
2. Daftar asumsi
3. Biaya proyek masa lalu dan tolok ukur industri jika ada
4. Potensi risiko
5. Durasi yang dibutuhkan setiap sumber daya

Estimasi bisa dibilang yang paling sulit dari langkah-langkah yang terlibat dalam manajemen biaya karena akurasi adalah kuncinya di sini. Juga, manajer proyek harus mempertimbangkan faktor-faktor seperti biaya tetap dan variabel, overhead, inflasi, dan nilai waktu uang.

Semakin besar penyimpangan antara estimasi dan biaya aktual, semakin kecil kemungkinan proyek untuk berhasil. Namun, ada banyak model estimasi untuk dipilih. 

Estimasi analog adalah pilihan yang baik jika Anda memiliki banyak data biaya historis dari proyek serupa. Beberapa Kontraktor lebih memilih pendekatan matematika seperti pemodelan parametrik atau evaluasi program dan teknik peninjauan (PERT).

Lalu ada pilihan antara menggunakan pendekatan top-down versus bottom-up. Top-down biasanya berfungsi ketika data biaya sebelumnya tersedia. 

• Estimasi Biaya sebagai Decision Enabler

Sangat berguna untuk diingat bahwa estimasi biaya dilakukan pada tahap perencanaan dan, oleh karena itu, semuanya belum diatur. Dalam banyak kasus, tim proyek datang dengan beberapa solusi untuk sebuah proyek, dan estimasi biaya membantu mereka memutuskan ke mana harus pergi. 

Ada banyak metodologi penetapan biaya, seperti biaya berbasis aktivitas, biaya pekerjaan, dan biaya siklus hidup yang membantu melakukan analisis komparatif ini.

Terkadang proses estimasi juga memungkinkan tim untuk mengevaluasi dan mengurangi biaya. Rekayasa nilai, misalnya, membantu mendapatkan nilai optimal dari proyek sambil menurunkan biaya.

• Penganggaran Biaya

Penganggaran biaya dapat dilihat sebagai bagian dari estimasi atau sebagai proses terpisah. Penganggaran adalah proses mengalokasikan biaya untuk bagian tertentu dari proyek, seperti tugas atau modul individu, untuk periode tertentu. Anggaran termasuk cadangan kontingensi yang dialokasikan untuk mengelola biaya tak terduga.

Penganggaran menciptakan garis dasar biaya yang terhadapnya kita dapat terus mengukur dan mengevaluasi kinerja biaya proyek. 

Jika bukan karena anggaran, total perkiraan biaya akan tetap menjadi angka abstrak, dan akan sulit untuk diukur di tengah jalan. Evaluasi kinerja proyek memungkinkan penilaian berapa banyak anggaran yang perlu dikeluarkan untuk fase proyek di masa depan.

Alasan lain untuk memperkuat anggaran adalah bahwa Kontraktor sering bergantung pada arus kas masa depan yang diharapkan untuk pendanaan mereka. Selama tahap awal, manajer proyek memiliki kumpulan keuangan yang terbatas dan harus menetapkan target yang sesuai. 

• Kontrol Biaya

Pengendalian biaya adalah proses mengukur varians biaya dari baseline dan mengambil tindakan yang tepat, seperti meningkatkan anggaran yang dialokasikan atau mengurangi ruang lingkup pekerjaan, untuk memperbaiki kesenjangan itu. Kontrol biaya adalah proses berkelanjutan yang dilakukan sepanjang siklus hidup proyek. 

Seiring dengan baseline biaya, rencana manajemen biaya adalah masukan penting untuk pengendalian biaya. Rencana ini berisi rincian seperti bagaimana kinerja proyek akan diukur, berapa ambang batas untuk penyimpangan, tindakan apa yang akan dilakukan jika ambang batas dilanggar, dan daftar orang dan peran yang memiliki otoritas eksekutif untuk membuat keputusan.

Earned value management (EVM) adalah salah satu pendekatan paling populer untuk mengukur kinerja biaya. Mari kita ambil contoh.

Saat menangani ratusan tugas dalam proyek-proyek besar, pengendalian biaya dapat memberikan tingkat transparansi yang dibutuhkan para pembuat keputusan untuk merespons situasi dengan cepat.

• Mengidentifikasi risiko dan ketidakpastian di awal proyek

Tidak mengatasi risiko yang muncul pada waktu yang tepat, dapat menyebabkan implikasi yang merugikan pada tahap selanjutnya dari proyek dan akhirnya mempengaruhi hasil keseluruhan. 

Dengan demikian, lebih baik untuk mempertimbangkan risiko dan ketidakpastian cukup awal dan menghemat sejumlah besar uang yang berasal dari downtime di lokasi konstruksi.

Pada tingkat fundamental, ketidakpastian dan risiko adalah dua hal yang berbeda. Ketidakpastian berkaitan dengan peristiwa sementara risiko adalah dampak dari peristiwa dari probabilitas dan ditentukan oleh probabilitas statistik. 

Meskipun keduanya berbeda dan memiliki implikasi yang berbeda, mengantisipasi mereka melalui Virtual Design Construction (VDC) di platform mengurangi risiko dan menjaga proyek sesuai anggaran.

• Hindari Pengulangan Pekerjaan 

Pekerjaan ulang pasti mahal dan lebih baik dihindari daripada ditangani pada tahap selanjutnya. Mahal tidak hanya dalam hal keuangan tetapi juga dalam hal menciptakan gesekan antara pemangku kepentingan yang berbeda dan kontraktor yang pada akhirnya cenderung merusak reputasi perusahaan konstruksi. 

Mencegah pengerjaan ulang adalah solusi pengurangan biaya yang paling efektif.

• Memiliki mekanisme komunikasi yang efektif

Proyek konstruksi besar melibatkan partisipasi multidisiplin profesional dan pekerja manual. Jalur komunikasi mereka harus terbuka dan cukup transparan untuk membuat keputusan yang tepat yang diperlukan untuk perencanaan biaya yang efisien.

Seiring dengan komunikasi antar tim, hubungan jangka panjang antara kontraktor dan pemasok terbukti menguntungkan ketika biaya dipertaruhkan. 

Ini adalah elemen penghasil bisnis yang berulang untuk pemasok yang selalu siap untuk negosiasi harga dan menyesuaikan diri dengan fleksibilitas kontraktor dalam hal membangun persyaratan produk untuk proyek konstruksi. Perkembangan hubungan seperti itu terus berlanjut bahkan dalam fase industri yang ketat.

• Mengalokasikan sumber daya yang kompeten selama fase inisiasi proyek

Mengidentifikasi dan menetapkan sumber daya yang tepat selama fase inisiasi proyek membantu memberikan proyek dalam waktu dan anggaran. Ini juga membantu menghindari mengalokasikan sumber daya di bawah atau terlalu terampil untuk berbagai tugas proyek. 

Menetapkan sumber daya yang kurang terampil akan menyebabkan keterlambatan pengiriman dan membahayakan kualitas. Di sisi lain, jika seorang manajer sumber daya mengalokasikan lebih dari sumber daya terampil, biaya tinggi mereka akan menyebabkan pembengkakan anggaran.

Pada saat yang sama, seseorang harus mengalokasikan yang terbaik yang tersedia paling cocok daripada sumber daya pertama pertama yang terlihat pertama kali. Mendistribusikan sumber daya berketerampilan tinggi di semua proyek alih-alih menugaskan mereka ke prioritas tinggi yang selanjutnya membantu mengurangi biaya.

• Sumber daya yang hemat biaya 

Jika sumber daya lokal untuk keahlian tertentu tidak tersedia, kebijakan multi-lokasi membantu memanfaatkan sumber daya global dari lokasi berbiaya rendah untuk melakukan pekerjaan itu.

Ini membantu dalam mengurangi biaya sumber daya proyek secara signifikan tanpa mengorbankan kualitas. Mengganti sumber daya terampil tinggi dengan sumber daya generik berbiaya rendah dengan keahlian serupa membantu mengontrol anggaran. Sebaliknya, sumber daya terampil yang tinggi dapat memberikan pendampingan dan pelatihan untuk meningkatkan sumber daya junior lainnya.

Kadang-kadang menjadi sangat sulit untuk melakukan perencanaan suksesi untuk sumber daya multi-terampil yang kritis. Jika peran karyawan seperti itu perlu didistribusikan ke berbagai sumber daya, biayanya bisa naik secara substansial. 

• Melacak prakiraan vs. pengeluaran aktual untuk mengontrol biaya proyek

Melacak keuangan proyek membantu menghindari pembengkakan anggaran. Manajer proyek dapat mengontrol biaya dengan secara berkala melacak dan membandingkan pengeluaran aktual terhadap perkiraan anggaran. Jika ada varians, tindakan korektif yang diperlukan dapat mengurangi risiko proyek sebelumnya.

Membandingkan perkiraan vs. pengeluaran aktual membantu dalam meningkatkan estimasi masa depan dan sejalan dengan kenyataan.

Langkah-langkah tertentu seperti leveling sumber daya atau pemulusan sumber daya dapat diterapkan jika proyek menghadapi tantangan terkait anggaran. Dalam kasus pertama, garis waktu proyek dapat diperpanjang untuk mengakomodasi ketersediaan sumber daya. 

• Menghemat biaya perekrutan menit terakhir untuk proyek pipa

Visibilitas ke dalam proyek pipa dalam tahap peluang atau persetujuan memungkinkan manajer proyek untuk merencanakan persyaratan sumber daya sebelumnya. 

Ini membantu memberikan proyek dalam waktu dan anggaran untuk mencapai kepuasan klien yang lebih tinggi. Alat perencanaan kapasitas sumber daya melakukan analisis kesenjangan untuk mengidentifikasi ekses dan kekurangan sumber daya sebelumnya.

Dengan demikian, manajer sumber daya dapat menggunakan perawatan sumber daya yang tepat untuk memenuhi persyaratan sumber daya. Mereka juga dapat secara efektif merencanakan untuk membuat sumber daya bangku yang ada dapat ditagih.

Perawatan ini termasuk menyesuaikan jadwal atau menjual kelebihan kapasitas untuk ekses dan melatih kembali atau menggunakan tenaga kerja kontingen untuk kekurangan. 

• Meningkatkan produktivitas dengan strategi rotasi pekerjaan

Produktivitas karyawan yang rendah mengurangi kualitas proyek, lonjakan biaya, dan akhirnya menghasilkan gesekan yang tidak direncanakan. 

Mengalokasikan karyawan untuk tugas proyek tanpa mempertimbangkan keterampilan dan minat mereka dapat menyebabkan produktivitas rendah. Kesempatan kerja yang monoton dan terbatas dapat membuat perasaan bosan dan stagnasi karir kepada karyawan.

Manajer sumber daya dapat meningkatkan produktivitas karyawan dengan menerapkan strategi rotasi pekerjaan. Mengekspos karyawan untuk tugas-tugas proyek yang berbeda memberi mereka banyak peluang pengembangan keterampilan.

Mengapa Anda membutuhkan broker asuransi untuk asuransi Proyek Anda?

Pialang asuransi adalah ahli asuransi yang memahami dengan baik seluk beluk asuransi. Mereka memahami asuransi yang Anda butuhkan.

Mereka merancang program asuransi dan menegosiasikannya dengan beberapa perusahaan asuransi yang dapat memberikan jaminan terbaik.

Selain itu, broker asuransi juga menegosiasikan tarif premi yang paling efisien tanpa mengurangi manfaat yang dijamin yang diberikan oleh polis asuransi.

Salah satu perusahaan broker asuransi yang berpengalaman di bidang asuransi konstruksi di Indonesia adalah L&G Insurance Broker.

Untuk semua kebutuhan asuransi perusahaan Anda hubungi L&G sekarang juga!

Sources:

• https://www.saviom.com/blog/5-ways-reduce-project-management-costs/
• https://www.ecosys.net/knowledge/project-cost-management/
• https://constructionreviewonline.com/management/4-ways-make-construction-project-cost-effective/

—
Mencari Produk Asuransi? Jangan Buang Waktu Anda dan Hubungi Kami Sekarang Juga

HOTLINE L&G 24 JAM: 0811-8507-773 (Call – Whatsapp – SMS)

website: lngrisk.co.id

E-mail: customer.support@lngrisk.co.id

—