Ketika terjadi kerugian atau kerusakan yang memicu klaim pada polis asuransi, langkah-langkah berikut perlu diikuti untuk memastikan penyelesaian klaim yang lancar. Proses penyelesaian klaim ini melibatkan broker, perusahaan asuransi, dan pihak terkait lainnya. Pemberitahuan klaim harus disampaikan segera, dan formulir klaim harus diisi dan dikirimkan ke alamat perusahaan broker asuransi sesegera mungkin.

Dokumen/Informasi Umum

1. Berita acara yang ditandatangani oleh Nakhoda.
2. Laporan Kecelakaan/insiden kapal.
3. Salinan logbook dek yang mencakup tanggal kejadian.
4. Informasi terkait dok perahu sebelum kejadian.
5. Jadwal tongkang naik dok berikutnya, jika kejadian tidak terjadi.

Dokumen/Informasi Khusus

1. Laporan perbaikan setelah selesai.
2. Penawaran harga dan tagihan perbaikan/penggantian.
3. Tagihan pelabuhan dan agen kapal selama perbaikan.
4. Faktur dan bukti bayar terkait biaya perbaikan termasuk biaya dok.
5. Faktur dan bukti bayar untuk bahan perbaikan.
6. Laporan kronologis perbaikan oleh kontraktor/galangan atau Owners’ Superintendent.
7. Berita Acara Serah Terima Pekerjaan (satisfaction note).
8. Biaya survei kelas.

Dokumen Sertifikasi Untuk memenuhi persyaratan polis, sertifikat/dokumen berikut perlu disampaikan:

1. Certificate of Classification (Hull & Machinery) yang mencakup tanggal kejadian.
2. International Load Line Certificate yang mencakup tanggal kejadian.
3. Nationality Certificate.
4. International Tonnage Certificate.
5. Oil and Pollution Prevention Certificate.
6. Class Maintenance Certificate (CMC) dari Biro Klasifikasi Kapal terkait.

Penting untuk memahami bahwa kelengkapan dokumen dan informasi ini akan mempercepat proses penyelesaian klaim. Semua pihak terlibat diharapkan bekerja sama untuk memastikan transparansi dan keakuratan selama proses ini.