Untuk memproses penggantian klaim, perlu diikuti langkah dan prosedur serta pengumpulan dokumen dan informasi yang diperlukan.

• KEWAJIBAN TERTANGGUNG

1. Tertanggung wajib memberitahukan dengan segera kepada Penanggung, sesaat setelah diketahui adanya kerugian atau kerusakan atas obyek yang dipertang-gungkan tersebut.
2. Tertanggung wajib mengambil langkah-langkah yang wajar untuk menyelamat-kan, mencegah atau memperkecil kerugian.
3. Menjamin bahwa semua hak terhadap perusahaan pelayaran atau pihak ketiga lainnya telah dijalankan dengan sebaik-baiknya.

• DOKUMEN PENDUKUNG KLAIM

Dokumen pendukung klaim adalah dokumen-dokumen yang ikut mendukung klaim yang timbul baik dilihat dari pembuktian terjadinya kerugian maupun tentang persya-ratan-persyaratan yang berhubungan dengan pengangkutan dan tata-niaga barang-barang yang dipertanggungkan termasuk dokumen-dokumen yang mendukung besarnya nilai kerugian. Adapun dokumen-dokumen pendukung klaim Asuransi Pengangkutan Barang melalui laut adalah :

• • Invoice

Dokumen yang berisikan jumlah, jenis barang dan harga barang atas objek pertanggungan yang akan dikirim.

• • Packing List

Dokumen yang menerangkan rincian barng per-peti/per-kolli.

• • Certificate of Packing Persyaratan pembungkus yang laik (sufficient packing) suatu barang sudah diten-tukan standardnya yang bertujuan untuk melindungi keselamatan barang dalam proses pengangkutan yang biasa disebut Seaworthy PackingYang mengeluarkan Certificate of packing ini adalah perusahaan Proffesional yang telah mengetahui metode pembungkus untuk setiap barang sesuai dengan sifat dan karakteristik barang yang dibungkusnya.
  • Bill of Loading (B/L)

Untuk mengetahui apakah suatu barang telah dimuat dalam kapal, hal ini dapat diketahui dari Bill of Lading. Fungsi dari B/L adalah : Bukti penerimaan barang diatas kapal (Receipt Cargo on Board. Bukti kontrak pengangkutan (Contract of affreighment).Dapat digunakan sebagai klaim recovery dari perusahaan Pelayaran.

1. • Certificate of Origin

Suatu dokumen yang menerangkan asal negara barang yang bersangkutan.

1. • Bukti Kekurangan

Bukti kekurangan ini dalam pengangkutan laut biasanya disebut dengan istilah “Notice of Shortage”(NoS), “Certificate of Non Delivery” (CoD), “Except Bewijs” (E.B.).

• • Bukti Kerusakan

Bukti kerusakan ini adalah suatu pernyataan dari perusahaan pengangkutan laut yang menerangkan bahwa barang yang diserahkan mengalami kerusakan. Bukti kerusakan ini biasanya disebut : “Cargo Damage Report” (CDR), “Damage Cargo List” (DCL) , “Claims Contatering Bewijs” (CCB)

• • Laporan Survey (oleh Marine Independent Surveyor (M.I.S.). Adalah surat pembuktian atas kekurangan atau kerusakan atas barang-barang yang dipertanggungkan, surat ini bisa saja dikeluarkan oleh Marine Independent Surveyor(M.I.S.), seperti Lloyds Agent; Marine Cargo Inspection (MCI) atau International Marine Recoveries (IMR) dll.
  • Laporan Kebenaran Pemeriksaan (LPK)

Sesuai dengan ketentuan Inpress No.4 tahun 1985 tentang penugasan SGS yang melakukan survey atas barang-barang import Indonesia, maka SGS mengeluar-kan Laporan Kebenaran Pemeriksaan terhadap barang-barang import yang meliputi quantity, harga, ongkos/biaya pengangkutan dari pada barang tersebut.

• • General Average Declarastion

Adalah deklarasi General Average yang dikeluarkan oleh Nahkoda/Shipping Company ke Average Adjuster dalam hal terjadinya General Average.

1. • Pemberitahuan tabrakan kapal

Adalah surat pemberitahuan adanya tabrakan kapal dari Perusahaan Pelayaran yang mengangkut barang dalam hal terjadinya kasus tabrakan kapal.

• • Original Polis

Adalah suatu bukti tertulis adanya pertanggungan atas pengangkutan barang- barang yang mengalami kerugian atau kerusakan atau kehilangan tersebut